آشنایی با نحوه‌ی کارکرد نرم افزار BPMS و معرفی ۵ نمونه

به طور متوسط ​​چند ساعت از وقت شما در سازمان صرف انجام کارهای تکراری و ناکارآمد می شود؟ یکی از مهم ترین دغدغه های مدیران، یافتن راهی برای خودکارسازی فرآیندهای مکرر و بهینه سازی فرآیندها در سازمان است. نرم افزار BPMSراه حلی برای رفع این نگرانی ها است. در این مقاله با تاثیر نرم افزار BPMS در سازمان و 5 نمونه از آن آشنا خواهید شد.

نرم افزار BPMS چیست؟

BPMS مخفف سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار است. این نرم افزار وظیفه طراحی، تجزیه و تحلیل، اتوماسیون و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار در یک سازمان را بر عهده دارد.

تمرکز اصلی نرم افزار BPMS بر شناسایی نقاط آسیب پذیر، پرهزینه و زمان بر در هر فرآیند و کنترل آنها می باشد. با این کار و به کمک نرم افزار BPMS زیرساختی برای سازمان ایجاد می شود که منجر به چابکی و انعطاف آن می شود.

چند نوع BPMS وجود دارد؟

قبل از انتخاب نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار، باید با انواع آن آشنا شوید. نرم افزار BPMS در 2 فرم سازمانی (Enterprise BPMS) و متن باز (Open Source BPMS) استفاده می شود.

این نوع BPMS معمولاً نرم افزار داخلی است که برای سازمان های بزرگ برای مدیریت فرآیندهای تجاری پیچیده در مقیاس بزرگ استفاده می شود. چنین راه حلی منجر به انعطاف پذیری و امکان سفارشی سازی گسترده در طراحی و اجرای فرآیندهای سازمان می شود. با این حال باید زمان و هزینه بیشتری برای پیاده سازی و نگهداری این نرم افزار صرف شود.

استفاده از نرم افزار منبع باز BPMS هزینه کمتری خواهد داشت. برخلاف مدل های سازمانی که باید برای هر کاربر هزینه پرداخت کنید یا اشتراک ماهیانه بخرید، در نرم افزارهای متن باز امکان خرید یک بار برای همیشه از ارائه دهنده وجود دارد و نیازی به پرداخت بیشتر نیست.

BPMS چگونه کار می کند؟

نحوه کار نرم افزار BPMS را می توان به 3 مرحله تقسیم کرد: 1) تجزیه و تحلیل و طراحی، 2) اتوماسیون و پیاده سازی، و 3) نظارت و بهینه سازی.

در این مرحله ابتدا باید تمامی فرآیندهای سازمان را درک کرد. این را می توان با مصاحبه با کارکنان، عملیات کدگذاری و شناسایی مناطقی که نیاز به بهبود دارند انجام داد. سپس با استفاده از ابزار BPMS می توان این فرآیندها را با نمودارها و فلوچارت های مختلف طراحی کرد. این مرحله به شما کمک می کند مراحل و نقاط تصمیم گیری درگیر در هر فرآیند را شناسایی کنید و بدانید که در کدام مرحله و بین چه افرادی چه نوع اطلاعاتی مبادله می شود.

• اتوماسیون و استقرار

پس از طراحی تمام فرآیندها و گردش کار، قوانین و منطق را می توان در نرم افزار BPMS تعریف کرد. این قوانین شامل تعیین وظایف به موقعیت های مختلف، تعیین ضرب الاجل و خودکارسازی تصمیمات بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده است.

علاوه بر همه این‌ها، نرم‌افزار BPMS می‌تواند کارهای تکراری مانند ارسال اعلان‌ها و مسیریابی داده‌ها را در هر مرحله خودکار کند تا افراد سازمان زمان بیشتری برای تمرکز روی وظایف پیچیده‌تر خود داشته باشند.

• نظارت و بهینه سازی

در مرحله سوم و آخر، نرم افزار BPMS گزارش هایی از نحوه انجام فرآیندها در اختیار شما قرار می دهد. معیارهایی مانند زمان چرخه، میزان خطا، استفاده از منابع و غیره را می توان در این گزارش ها بررسی کرد. و با تجزیه و تحلیل این اطلاعات، تنگناها در هر فرآیند و نقاطی که نیاز به بهبود دارند مشخص خواهد شد.

با کمک تجزیه و تحلیل داده ها و بازخوردهای دریافتی از کاربران، می توان بهینه سازی و بهبود عملکرد کلی کسب و کار را انجام داد.

هر راه حلی BPM در فروشگاه

در حال حاضر نمونه های زیادی از نرم افزار BPMS اعم از منبع باز و سازمانی در بازار موجود است، اما هر کدام ویژگی های خاص خود را دارند. در زیر 5 نمونه از بهترین راه حل های BPMS موجود در بازار را قرار داده ایم.

BPMS Bizaji یک پلت فرم با کد پایین است که سازمان ها را قادر می سازد تا فرآیندهای خود را مدل سازی، خودکارسازی و مدیریت کنند. استفاده از این پلتفرم نیاز به دانش فنی زیادی ندارد و رابط کاربری ساده ای دارد.

با این حال، هزینه استفاده از این پلتفرم بسته به نیاز سازمان متفاوت است و ممکن است نیاز به بودجه زیادی داشته باشد. علاوه بر این، بسیاری از کاربران این پلتفرم احساس می کنند که قابلیت های گزارش دهی آن به اندازه کافی جامع و کاربردی نیست. این 2 نکته باعث می شود برخی از سازمان ها از خرید راه حل BPMS بیزاجی اجتناب کنند.

مانند Bizaji، Kamunda یک پلت فرم مدیریت فرآیند کسب و کار منبع باز است. این پلتفرم دارای معماری منعطف و توسعه پذیر است که برای طراحی و اجرای فرآیندهای پیچیده سازمان ها مناسب است. اما نیاز به دانش و آمادگی برنامه نویسی دارد و همچنین فاقد برخی ویژگی های خاص نرم افزارهای مشابه است.

• پردازنده (ProcessMaker)

Process Maker نرم افزار BPMS برای خودکارسازی، مدیریت و بهینه سازی سازمان ها است. این سیستم رابط کاربری ساده ای دارد و به دلیل نسخه رایگان آن مورد استفاده افراد زیادی قرار می گیرد. اما از مهمترین نقاط ضعف آن می توان به امکانات محدود در نسخه رایگان و گزارش گیری محدود اشاره کرد.

• فعالیت (فعالیت ها)

Activity مانند کاموندا و بیزاجی یک پلتفرم مدیریت فرآیندهای کسب و کار است و به راحتی به کاربران خود اجازه می دهد تا با سیستم های دیگر ادغام شوند، اما به دلیل منبع باز بودن، فاقد پشتیبانی اختصاصی کاربر و نیاز به دانش فنی و برنامه نویسی است.

نرم افزار متنی BPMS

شرکت یک راه حل جدید وی با بیش از 25 سال سابقه در زمینه طراحی و پیاده سازی انواع نرم افزارهای سازمانی اقدام به طراحی نرم افزارهای انعطاف پذیر و جامع BPMS نموده است. این نرم افزار با پیروی از استانداردهای جهانی BPMN2 و ISO 19510، فرآیندهای خاص سازمان شما را با هر سطح پیچیدگی طراحی و بهینه می کند و با رابط کاربری آسان و قابلیت کشیدن و رها کردن، نیازی به دانش برنامه نویسی تخصصی ندارید. یک راه حل متنی جدید بر اساس 50 ماژول در شبکه نرم افزار ERP Ekpache راه را برای رشد شما هموار کرد.

برای مشاوره و نمایش نرم افزار BPMS با کارشناسان ما تماس بگیرید.

شماره تلفن:

021-58921

021-88109471

88552415-021